加强行政审批档案管理与利用的思考
摘 要：行政审批档案管理工作是各行政单位机构发展的一项重要工作，创建行政审批档案规范化管理体系，优化行政审批档案利用平台，探索未来工作发展走向，分析规范化管理体系构建时应掌握的重点及关键因素，是当前行政部门单位应该引起充分重视的问题。因此，本文从社会经济发展、信息化、公众关注度出发，针对行政审批档案实现规范化管理的必要性、存在的问题、面临的挑战、如何转变管理思维、如何优化管理制度与今后的工作重点进行深入讨论。
关键字：行政审批档案；
信息化；
管理利用；
社会经济发展
行政审批档案是各级政府部门在行政许可、行政确认等日常工作活动中产生的专业档案，是办理行政许可过程中的原始记录，也是配合各项监督检查工作的关键资料。在专业档案领域内，各职能部门在主要职能活动中产生的行政审批档案扮演着极为重要的角色。
在网络信息技术和大数据背景下，行政审批档案管理工作增加线上服务，服务范围更加广泛，涉及档案种类越来越多，固有的档案纸质文件无论在形式上还是利用上都呈多元发展态势。人民群众对行政审批档案的真实性、完整性以及部门的服务水平提出更高的要求。建立规范的行政审批档案管理体系，促进档案管理流程的有序性建设，推动档案管理水平的不断提升，将档案保管好利用好，可尽快实现让档案工作服务于人民、服务于社会的工作目标。
1 行政审批档案规范化管理利用的必要性
1.1 满足时代需求 引领行业发展
行政审批档案的规范化管理，实现了对传统模式下粗放式档案管理模式的摒弃，进一步明确了档案管理内容，推动了管理流程再造、系统化发展，为行政审批档案实现科学化精细化管理提供助力，满足了时代发展需求。在规范化管理模式下，工作人员可从容应对在行政审批工作流程进行中对涉及资料进行收集、整理、分类与合理编目，信息技术的支持极大提升了档案管理的工作效率，满足时代需求，从而形成标杆，引领行业潮流。
1.2 提高审批效率 提供便捷服务
在规范化管理模式下，行政审批档案管理体系与在线平台同步构建，用户通过管理系统平台赋予的查询权限，在权限内对档案信息进行查询和下载，为用户提供了多元化服务，带来极大便利，档案的利用率和用户满意率不断提升。例如，企业或者个体在办理营业执照时，可通过在线平台提交相关材料信息，并自主查看办理进展情况，工作人员审核后会反馈审批进展和存在问题，通过线上交流达到用户办理目标，让其以最快的速度获得营业执照，开展生产经营活动。
1.3 建立防御机制 提升安全水平
行政审批档案与社会广大商户和人民群众的利益息息相关，与经济的发展有着紧密的联系。在过去以纸质文件为主的年代，信息涂改、盖章不全、活页丢失、复印模糊、签署不完整等因素，往往会导致返工，带来了极大的不便，而且对今后数字化工作的开展也造成了一定影响。在计算机网络、数据分析、云服务等技术的支持下，几乎所有的行政部门都具备自建管理系统，相关平台应用越来越多，再加上无纸化办公政策的深入推行和逐渐普及，档案数据的安全性难以得到保障，例如黑客攻击、病毒侵害、不法分子恶意篡改等行为导致档案信息泄露与丢失的现象频频发生。在规范化管理模式下，行政审批档案管理体系与在线平台的构建，可提升档案信息的安全性。对重要档案信息的日常维护、对具有史存价值的档案加以保护、对数据库进行集中化统一化管理，并加以建立相应内外防御机制，可极大提升档案信息安全程度，让政府放心，让群众满意。
1.4 加快信息整合 满足群众需求
传统的行政审批业务管理中，办事群体广泛，办事流程复杂，审批部门众多，各单位由于审批职能不同，不同的机构负责各自的审批管理，形成了各司其职的条块分割模式，所形成的档案也分布在不同的行政机构中，群众办事办理审批登记需要跑中介、跑政府、跑银行，重复提交多份材料，耗费大量时间和精力。在规范化管理模式下，行政审批档案管理体系具有高度整合性，不同单位之间实现数据集中、统一管理，推动档案信息共建共享，让“数据多跑路，群众少跑腿”“一次办好”落地落实，进一步满足群众需求。同时，平台可根据档案信息的私密程度进行精准划分，使不同的档案信息存在于不同的数据库中，用户查询更具有针对性，利用成效及速率显著提升，让群众拥有更好的办事体验，拥有更多的获得感和幸福感。
2 行政审批档案规范化管理利用的原则
2.1 严格的管理制度
规范的行政审批档案的管理体系构建，会以相对完善的管理制度作为依据，来进一步促进管理工作的标准化、系统化，进一步提升体系健全程度。行政单位在体系构建之前，应结合相应的政策与法律法规，根据档案管理工作开展的实际情况和预期成效进行深入调研、实地考察，构建符合本单位实际、具有本单位特色的制度体系，从而推动行政审批档案的收集、管理、存储和利用，为档案资源平台的统一性、集中性、科学性建设做服务。
2.2 专业的人员配置
在行政审批档案的具体管理中，相关人员是主要载体和具体执行者，工作的开展、体系的建立、制度的落实与工作人员的水平息息相关，其专业程度直接影响管理工作成效。所以在构建管理体系时，应对相关工作人员的知识储备、业务能力、实操经验给予充分重视，在招聘过程中要将职业素养的养成纳入到考核范围，构建以工作思维和业务能力为一体的考核体系，提升人才引进质量，塑造管理者的职业价值观。同时要对现有工作人员进行定期培训，线上线下相结合，提供其充足的机会去汲取知识、提升能力。为今后行政审批档案科学化发展提供人才支持，呈现良好的效果。
2.3 工作的具体落实
随着社会经济水平的提升，行政审批档案的分类变得更加复杂，区分程度更加精细，对应的行政部门和单位也逐渐增加。各部门行政职能不同，责任各异，行政审批档案主管部门应明确相应的标准，避免产生职能重合的情况，实现各项档案管理均有相关单位具体落实，统筹推进、突出重点，各单位各司其职、各尽其能、上下联动、密切配合，逐级抓好责任落实，推动行政审批档案管理环境形成务实高效工作作风，确保其运转的规范性和针对性。同时，各单位在履行职责中，应通过对档案价值性的鉴定进行管理工作分类，促进管理内容的丰富性建设，做到职责分明，减少不必要的推诿纠纷，解决机构重叠、层次过多、授权不清、人浮于事等问题，提高组织机构的科学化、系统化水平，使组织机构经常处于合理高效的狀态，促进管理内容的丰富性建设。
2.4 信息化体系的协同建设
目前，部分行政审批部门虽然初步购买了数字化设备，但是受到经费、技术、政策、人员等因素的限制，尚未配套建设信息系统，使得行政审批信息化服务与全流程网上办理严重脱轨。目前行政单位可积极向政府申请政策支持，充分运用“互联网+政务服务”技术手段，通过强化部门间联审联办和信息共享，研发并推出行政审批档案一体化办理平台，利用信息化建设赋能政务服务提质增效，通过信息共享，打破部门之间的“信息孤岛”，实现“一网通办、异地可办、就近办理”，形成数据通、系统通、业务通的政务服务协同联动机制，切实以更加便捷、优质的政务服务助力经济社会高质量发展。
3 行政审批档案规范化管理利用的重点
3.1 提高归档工作的重视程度
归档是管理工作的重要环节，归档工作出现问题，后面的管理只会越管越乱。在行政审批档案规范化管理工作开展之前，工作人员应对相关归档制度文件、业务流程做到心中有数，对待归档文件有宏观的把控，进而细化归档标准、范围和期限，保证按时按规收录有价值的档案信息，推动管理工作集中性、统一性建设。与此同时，工作人员应充分利用网络信息技术，结合自身实际工作状况，对纸质原始档案统一存放，对电子数据分类分项分级管理，为行政审批档案的查询利用打下良好的数据基础。最后，要在及时归档的基础上，重视共建共享流程并在此过程中保证档案信息安全性，档案管理利用平台应在建设初期为用户设置相关权限，以部门与员工的职能责任和分管范围为依据，保证有针对性地对档案进行归档整理，避免资源信息泄露的风险，实现在归档的过程中对行政审批档案的维护。
3.2 档案业务管理精细化建设
现阶段，相关法律法规、制度条例的出台，行政审批档案有法可依、有据可循，其管理工作的顺利开展离不开法律制度及政策的支持。对应的约束条件，各部门应制定适合自身实际的管理制度。注重档案业务管理精细化建设，首先，应落实工作责任制，使相关从业人员明确自身的职责，对工作范围进行严格界定，对越界行为进行严厉处罚，对失职渎职行为进行严肃整改，在制度层面上保证档案管理工作平稳运行。其次，应对行政审批档案的归档范围、保管年限、是否涉密、利用流程进行明确界定，对过期、无效、利用价值低的档案进行退回或单独存放。无用的档案越少，管理平台的压力越小，管理难度就会降低，可进一步提升档案查询效率和利用率。最后，要制定档案管理标准，明确细则与要求，针对管理成果要进行督导抽查，对于问题错误性管理要及时整改或返工，保证系统平台内的档案数据零失误，为档案在收管存用过程中的规范化提供扎实保障，助推档案管理质量提高。
3.3 加大人才队伍业务培养与考核约束
档案管理人员对行政审批档案的科学掌控是规范化体系建立的基础，行政部门要在工作开展过程中，有意识地培养一批具有良好的理论素养、扎实的专业能力以及有较强荣誉感使命感责任感的工作人员，定期组织线上线下培训，多渠道开展活动，分享先进地区先进部门先进思想、模式和先进技术。同时要为档案管理人员成长“铺路架桥”，让管理人员走出去学习、引进来提升、干起来锻炼。人才获得成长、重用，单位获得发展、壮大，开创双赢局面。要在单位内形成考核机制，提升对行政审批档案相关从业人员的约束力，促进各项制度和措施的落实，进而保证管理工作标准化、规范化开展。各部门要根据行政审批档案管理人员的工作态度、工作执行力开展考核工作，以线上与线下相结合、随机与定期相配合的方式对人员行为进行评估评价，奖惩分明、树立榜样，调动其工作积极性，为管理工作的进行提供指引，形成良性循环。
3.4 促进档案管理模式创新
行政审批档案管理模式的创新主要分为两方面，一是制度理论创新，各部门要以行政职能为基础，定期开展工作“回头看”，对效果好的工作做及时推广，对效果差的工作要梳理总结，对管理制度进行充分完善，推动工作有序高质量开展。二是信息化技术创新，随着时代的发展，大数据、云计算、数据分析、物联网等新兴技术不断涌现，在先进科技的支撑下，行政审批档案管理工作可实现多元化发展。面对行政审批档案数据量的日益增加和利用率的上升，推动其走向高端信息化道路是大势所趋，档案管理平台建设作为工作重点应稳步推进，进一步优化管理品质，提高查询利用效率。与此同时，档案管理信息化的创新性发展要坚持以群众满意为工作的出发点和落脚点，不仅要让群众办成事，更要提高办事效率、提升服务品质，提升群众的满意度。交出群众满意“成绩单”，要坚持群众需要什么就提供什么服务，不断创新服务群众的理念与方式，做到“从群众中来，到群众中去”，不断增强服务群众的主动性、自觉性，在推动群众工作上找对办法，让群众“能办事好办事快办事办成事”，带给群众更多的放心、贴心和暖心。
结语
目前，行政管理体制改革不断深化，行政审批工作日益繁重，人民群众对档案管理利用效率的关注度也明显提高，行政机关对档案管理工作愈加重视，投入精力越来越多，保证行政审批档案的政治性、权威性、执行性、服务性是当前行政部门档案管理的发展方向和必须要面对的挑战。在工作开展过程中，不仅要做到对电子档案数据文件的归档、分类、储存、利用，而且对传统不可复制的纸质文件也要做到妥善保存，使得该工作从源头开始呈现高质量成效。同时要进一步创新和丰富管理人员的培训实践载体，加快建成一支总体数量充足、年龄梯队合理、专业结构科学、能够满足长远发展需要的高素质、专业化管理人员队伍，为档案事业打造新标杆、坚强组织保障和人才支撑，助力各部门工作有序开展，实现人民群众对档案利用的获得感不断增強，进而推动并提高社会经济建设迈上新台阶，走向新征程。
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作者简介：陈瑶（1980— ），大学学历 ，文水县行政审批服务管理局馆员，工作及研究方向：食品药品行政审批档案。
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